Cómo presupuestar un evento: método para no perder margen
El orden que sigo para hacer una cotización técnica: qué partidas incluir, qué costes se olvidan, cómo calcular el margen sobre el precio y cómo cerrar el evento para aprender.
Eventos en los que he trabajado: Fitur · Resurrection Fest · Salón Gourmet · Mad Cool (2016–2019)
El método en siete pasos
Para presupuestar un evento técnico sin perder margen no hace falta una herramienta compleja. Hace falta un orden y no saltarse pasos. Este es el que uso.
- Define el alcance por escrito. Qué incluye el trabajo, qué no, en qué fechas y horarios, con qué rider y en qué recinto. Un alcance ambiguo se convierte en trabajo gratis. Si partes de un rider, revisa cómo se redacta un rider técnico.
- Lista todas las partidas. Personal, equipos, montaje y desmontaje, transporte, alojamiento y dietas, seguros y permisos, subalquileres y consumibles.
- Añade los costes que no se ven. Amortización, desgaste y tiempos muertos (siguiente sección).
- Reserva una contingencia explícita. Una partida propia, con su porcentaje.
- Aplica el margen sobre el precio, no sobre el coste. Con la fórmula de más abajo.
- Revisa con un semáforo. Si el margen resultante no llega a tu mínimo, no se envía tal cual: se cambia el alcance, el precio o las condiciones.
- Cierra el evento y compara. Al terminar, contrasta lo presupuestado con lo real, partida por partida.
Los costes que no se ven
Los costes visibles (alquilar una furgoneta, pagar a un técnico) suelen entrar en cualquier presupuesto. Los que fallan son los otros:
- Amortización. Tu equipo cuesta dinero y se desgasta. Si no lo repones con cada uso, en algún momento tendrás que comprarlo con tu beneficio. Cálculo orientativo por evento: (precio de compra − valor residual) ÷ número de eventos estimados en su vida útil.
- Desgaste y consumibles. Cables, conectores, cinta, lámparas y fungibles que se reponen con el uso.
- Viajes y tiempos muertos. Ida y vuelta, esperas de carga y descarga, jornadas que se alargan por causas ajenas.
- Horas extra y nocturnidad. Si el montaje es nocturno o el plazo apretado, cuesta más y hay que decirlo en el presupuesto.
Ejemplo con números
Ejemplo ilustrativo. Las cifras no son de ningún cliente real ni sirven como tarifa de referencia.
| Partida | Coste |
|---|---|
| Personal técnico | 820 € |
| Uso del equipo (amortización) | 480 € |
| Montaje y desmontaje | 680 € |
| Transporte | 120 € |
| Alojamiento y dietas | 300 € |
| Seguros y permisos | 150 € |
| Subtotal | 2.550 € |
| Contingencia (en este ejemplo, 8 % del subtotal) | 204 € |
| Coste total | 2.754 € |
Con un margen objetivo del 20 % sobre el precio, el cálculo es: precio = coste ÷ (1 − margen) = 2.754 ÷ 0,80 = 3.442,50 €. El beneficio es de 688,50 €, que es justo el 20 % del precio.
El error habitual es sumar un 20 % al coste: 2.754 × 1,20 = 3.304,80 €. Parece lo mismo, pero el beneficio es de 550,80 €, que es un margen real del 16,7 %. Esos tres puntos de diferencia, repetidos en cada evento del año, son dinero real.
Antes de enviar, pasa el checklist
El checklist de producción técnica de 74 puntos incluye los puntos de control que se olvidan al presupuestar: energía, señal, tiempos y seguridad.
Descargar el checklist gratisCómo presentarlo al cliente
- Desglosado o cerrado. Para ti, siempre desglosado. Al cliente, según la relación, pero escribe qué incluye y qué no.
- Condiciones. Horas extra, cambios de alcance, cancelación, forma y plazo de pago y validez del presupuesto.
- Cotización y presupuesto. En algunos países se dice «cotización» al documento que envías al cliente. El contenido es el mismo.
Hojas de cálculo y herramientas
Una hoja de cálculo bien montada basta. FMGS es la mía, pensada para técnicos autónomos: te dice si un presupuesto se envía o no y calcula el precio mínimo para llegar al 15 % y al 20 % de margen. Si vas por libre, empieza por saber cuánto debe valer tu jornada. Si diriges una empresa, la auditoría de márgenes revisa hasta cinco de tus presupuestos reales. Y si trabajas con un programa de gestión de alquiler, lee qué resuelve y qué no.
Preguntas frecuentes
¿Qué partidas debe tener el presupuesto de un evento técnico?
Como mínimo: personal técnico, equipos (alquiler o amortización), montaje y desmontaje, transporte, alojamiento y dietas, seguros y permisos, contingencia y margen. Si falta alguna, ese coste saldrá de tu beneficio.
¿Qué diferencia hay entre margen y recargo (markup)?
El margen se calcula sobre el precio de venta y el recargo sobre el coste. Con un recargo del 20 % sobre el coste, tu margen real es del 16,7 %. Para lograr un margen del 20 %, el precio es el coste dividido entre 0,80.
¿Cuánta contingencia debo poner?
No hay un número universal. Depende del riesgo: recinto que no conoces, montaje nocturno, poco tiempo o falta de visita técnica piden más. Lo importante es que sea una partida explícita, que la definas por tipo de evento y que revises si fue suficiente al cerrarlo.
¿Es mejor presentar el presupuesto desglosado o con precio cerrado?
Internamente, siempre desglosado, porque es tu herramienta de control. Al cliente puedes presentarlo cerrado o desglosado según la relación, pero deja siempre por escrito qué incluye y qué no.
¿Cómo se calcula la amortización de un equipo por evento?
Resta el valor residual al precio de compra y divide el resultado entre el número de eventos que estimas que hará el equipo en su vida útil. El resultado es lo que cada uso debe aportar para reponerlo.
¿Cómo se dice «presupuesto» en distintos países?
En muchos países de Latinoamérica se usa más «cotización» para el documento que se envía al cliente. El contenido es el mismo: partidas, condiciones y precio.
¿Sabes qué margen dejó tu último presupuesto?
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